Objetivos para qué os quiero
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1. Para qué os quiero: la importancia de tener objetivos
Como cada año, llega ese momento en el que tenemos que rendir cuentas de lo conseguido y nos planteamos lo que queremos conseguir. A todos nos ha pasado que hemos llegado a final de año y descubrimos que no hemos cumplido muchos de nuestros propósitos (o no hemos cumplido ninguno). Siento decirte que algo falla y la culpa no siempre es de los demás.
Ya seas el responsable de calidad, el de producción o el mismo gerente de la industria alimentaria, ha llegado el momento de replantearse los objetivos. Y este año, si o si, toca cumplirlos.
Con esta guía vamos a analizar la sistemática para plantearnos unos buenos objetivos y aprender a conseguirlos sin morir en el intento.
“Lo complicado no es definir los objetivos, sino saber cómo vamos a conseguirlos en el plazo previsto.”
Lo que tienes que tener claro es que no podemos obtener resultados diferentes sino cambiamos nada de nuestra sistemática de trabajo, sino aplicamos otro punto de vista y sino estamos abiertos a cambiar las cosas.
“La única solución: que algo cambie para obtener resultados diferentes.”
Vamos a replantearnos en este post cómo establecer nuestros objetivos y cómo actuar para mantenerlos a lo largo del tiempo.
Desglosaremos algunos de los errores más habituales que nos desvían de conseguir nuestras metas y vamos a corregirlos con algunos trucos.
“Nuestras decisiones marcan nuestro destino”
“Lo que decidas hoy definirá tu futuro”
¿Por qué nos planteamos objetivos?
La industria alimentaria, como cualquier otra, se plantea objetivos de crecimiento y desarrollo empresarial. Esto se traduce siempre en “querer vender más”.
Pero este objetivo tan obvio no sirve por si sólo para establecer una estrategia clara en la empresa. Y si quieres dejar de improvisar en tu día a día, es necesario plantearse cuestiones como: ¿a qué público quiero vender más? ¿vender más del mismo producto o vender productos diferentes? ¿necesito mejorar mi proceso o producto para vender más?
Lo importante es que sigas una secuencia lógica que te permita analizar cómo llegar a destino.
Quédate y te cuento cómo hacerlo.
Visualiza y vencerás
Antes de planificar objetivos vamos a jugar con nuestra imaginación. Coge papel y bolígrafo y escribe lo que ves:
- VISUALIZACIÓN A LARGO PLAZO: Te invito a que visualices tu futuro en la empresa a 5 años ¿Cómo es tu empresa alimentaria? ¿Qué te ves haciendo? ¿Cómo es tu día a día? ¿Qué tipo de tareas haces en la empresa o en tu departamento? ¿Cuál es tu rutina de trabajo? ¿En qué persona te has convertido? ¿Qué tipo de clientes tienes? ¿Qué aspectos te gustan de tu empresa o departamento? Escribe lo que ves e intenta ser lo más descriptivo posible.
- VISUALIZACIÓN A MEDIO PLAZO: Ahora vamos a ver cómo podemos estar más cerca de esa visión en un plazo de 3 años y de 1 año. Eso implica que en este plazo habremos conseguido alguno o varios de los objetivos que nos permitirán llegar a nuestra visualización “a 5 años vista”.
- VISUALIZACIÓN A CORTO PLAZO: Vamos a desglosar nuestros objetivos a 1 año en tareas y subtareas. Lo ideal es llevar estas tareas a un calendario trimestral o cuatrimestral.
- AGENDAR NUESTROS OBJETIVOS: Y por último, vamos a AGENDAR con fecha y duración esas tareas. Para ello es necesario que nos bloqueemos una dedicación de tiempo que vaya a estar destinado a estas tareas.
La clave de esta visualización es que exista un cambio de mentalidad (o mindset como se dice ahora) para afrontar los retos desde otro punto de vista. Necesitamos que nuestro enfoque y motivación vaya orientado a conseguir algo que nos gusta y deseamos. Ese foco nos va a llevar directos al éxito.
2. El ciclo de Deming: La secuencia que nos ayudará a conseguir nuestros objetivos
El ejercicio de visualización que hemos realizado anteriormente nos ayuda a ir concretar nuestras metas.
Las metas laborales o empresariales dependen de muchos factores (demanda de mercado, proveedores, recursos de personal, situación socio-económica…); Para no perdernos con toda la información con la que trabajamos, vamos a utilizar el ciclo de Deming.
El ciclo de Deming es una herramienta muy utilizada en sistema de calidad en la industria alimentaria para mejorar los procesos. Recibe el nombre de Edwards Deming, quien fue su principal impulsor, pero también se conoce como ciclo PHVA que son las siglas de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, o PDCA en inglés (Plan, Do, Check, Act). Este sistema es una secuencia de etapas que se suceden de forma ininterrumpida como si fuese una rueda en movimiento:
PLANIFICA
La primera etapa requiere un estudio del contexto y es sin duda, la fase con más relevancia. Esta etapa es clave porque un correcto análisis de situación nos permitirá establecer una correcta hoja de ruta ahorrando tiempo y costes de ejecución.
Es recomendable que se plantee un grupo de trabajo con gerencia y los responsables de departamento (ej: calidad, logística, producción, compras…) para detectar y definir:
- Procesos o productos susceptibles de mejora: podremos tener en cuenta para ello también encuestas de trabajadores.
- Objetivos a alcanzar.
- Indicadores de seguimiento.
- Estrategias para llevarlo a la práctica: contemplando inversión de tiempo, recursos y la búsqueda de nuevas tecnologías.
Para ejecutar esta planificación nos podemos ayudar de herramientas como la lluvia de ideas (brainstorming), el análisis AMFE (análisis modal de fallos y efectos) o diagramas de Gantt.
HACER
Cuándo ya conocemos dónde estamos y dónde queremos ir es el momento de ponernos en marcha. Es la hora de implementar las estrategias determinadas en planificación.
En ocasiones la puesta en marcha puede conllevar que sea necesario:
- Realizar acciones de formación para el personal que tiene que desempeñar su trabajo (ej: la formación del personal que se encargará de la elaboración de una nueva formulación de producto).
- Preveer correcciones al proceso (ej: considerar fallos de formulación, posibles incidencias a tener en cuenta)
- Establecer un sistema de control y registro para poder controlar el proceso (ej: incluir sistema de medida para controlar la formulación, sondas en horneado para control y registro de tiempo y temperatura de las pruebas en la elaboración, control analítico para validar un nuevo proceso de esterilización…).
CONTROLA Y MIDE LOS RESULTADOS
Con una frecuencia establecida debemos revisar nuestra hoja de ruta: ¿estamos consiguiendo los resultados esperados?
Habitualmente se establece un sistema de indicadores que nos permiten evaluar si las estrategias que estamos ejecutando nos están acercando y/o alejando de nuestras metas. Como herramientas de control podemos utilizar el diagrama de Pareto, checklist o KPI`s (keep performance indicators).
En la industria alimentaria, debemos considerar como críticos aquellos fallos que puedan afectar a la seguridad alimentaria y calidad del producto. Igualmente deberemos controlar el correcto funcionamiento de máquinas y equipos para garantizar que los riesgos de los nuevos procesos se mantienen bajo control.
ACTÚA Y MEJORA
Los resultados de nuestros indicadores nos servirán para tomar decisiones. De forma resumida, los resultados obtenidos por las herramientas de control nos ayudarán a ajustar el plan de mejora.
Se normaliza la solución al problema y se establecen condiciones para mantenerlo. Si hemos conseguido el objetivo se establecerán medidas para mantener estas condiciones. Y en caso contrario, se analizará el proceso de nuevo para detectar posibles fallos y áreas de mejora e iniciar de nuevo el ciclo PDCA.
Con esta sistemática se cierra el ciclo y se retroalimenta de forma continua volviendo de nuevo a la primera fase de planificación.
A continuación, vamos a ir detallando cada una de las etapas para llevar esta sistemática a la práctica. Descarga la Guía “Enamórate de tus objetivos” (plantilla descargable gratuita) y lleva a la práctica tus metas.
3. LOS OBJETIVOS EN LA INDUSTRIA ALIMENTARIA
Uno de los errores más habituales es proyectar nuestros objetivos de una forma muy general. Ya hemos hablado del objetivo “Quiero vender más”
Este objetivo está genial, pero estaría mucho mejor si lo concretamos mucho más: ¿cómo voy a vender más? ¿en cuánto tiempo? ¿qué recursos tengo para conseguirlo? ¿Qué necesito para conseguirlo?
Hay que concretar más y es necesario saber cómo hacerlo.
Las 5 claves imprescindibles: OBJETIVOS SMART
Los objetivos SMART aparecen con un nevo con concepto de la mano de autores como George T. Doran y Paul J. Meyer, en los respectivos libros Management Review (de Peter Drucker) y Attitude Is Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond.
Estos autores definen 5 características de deben cumplir nuestros objetivos bajo el acrónimo SMART (de sus iniciales en inglés). Los objetivos deben ser:
- Specific: específico – Un objetivo específico implica tener como meta algo concreto y bien definido.
- Measurable: medible – Cuando un objetivo es medible permite establecer criterios concretos para medir y evaluar el progreso con el fin de hacer las modificaciones necesarias. Por tanto, los indicadores deben ser cuantificables.
- Achievable: alcanzable – Un objetivo alcanzable es realista. Al establecerlo es posible identificar oportunidades o recursos que tal vez no se habían considerado. Esto implica que hay que tener en cuenta tanto las posibilidades como las limitaciones personales y económicas para su definición.
- Relevant: relevante – Un objetivo relevante es aquel que está alineado con otras metas y que, por tanto, tiene sentido en el conjunto del proyecto.
- Time based: con límite de tiempo – Es importante establecer objetivos dentro de un marco de tiempo, fijando una fecha límite, ya que esto ayuda a concentrar todos los esfuerzos en completar la meta.
A esta metodología le podemos sumar otro aspecto a tener en cuenta y que habitualmente se detalla como SMART-E donde la “E” nos recuerda que debemos conseguir este objetivo manteniendo el “equilibrio” en tiempo y calidad con nuestra vida personal.
Descarga la guía adjunta y describe tus propios objetivos.
5 EJEMPLOS DE OBJETIVOS EN LA INDUSTRIA ALIMENTARIA
“En dos años, aumentar la facturación un 10% en la gama de productos “ecológicos” mediante acciones de marketing en ferias del sector y realizando acciones de marketing online en eventos y redes sociales.”
“En el plazo de 5 años tendré implantada una nueva línea de producción para sacar la referencia de producto X. Para ello, establezco un plan de acción anual en el que dedicaré un 10% del beneficio económico a la inversión”.
“Conseguir que el 90% de nuestros proveedores de materias primas alimentarias sean de origen nacional en el plazo de 3 años aumentando el vínculo con proveedores locales de acuerdo con la política de sostenibilidad. Para ello, se realizarán estudio de mercado y acciones comerciales diversas (contacto directo a empresas, asistencia a ferias, networking).”
“Mejorar la competencia del personal de producción en el año 2022 mediante acciones de formación específicas para su puesto de trabajo comprobando que se reducen las incidencias en al menos un 20% con respecto al año anterior”
“Mejorar la retención de personal de los empleados en un 30% en el próximo año mediante las encuestas de satisfacción y entrevistas de salida al personal”
“Ampliaré en un 10% mi la red de clientes durante el año 2022. Para ello, asistiré al menos a dos reuniones por mes (presenciales u online), así como a eventos de networking o profesionales, conferencias, etc., con el fin de conseguir contactos clave dentro del sector.”
“Reducir un 25% las no conformidades derivadas de auditorías externas en el próximo año realizando formación específica del personal implicado con respecto a las normas de aplicación y protocolos internos de trabajo.”
“Mejorar la productividad de fábrica en un X% en los próximos 5 años realizando inversión de nuevos equipos de fábrica y formación de personal dentro de la política de inversión y desarrollo de fábrica para mejorar la rentabilidad de la empresa”
4. Conocer el punto de partida: Análisis de contexto
Ya tenemos nuestros objetivos sobre papel (que tiene su complicación) pero para poder continuar es necesario que valoremos nuestro entorno. Vamos a valorar en qué punto estamos,
“Marcamos el destino en nuestro mapa, pero a veces desconocemos el punto de partida”
Un error habitual es centrarnos en mejorar nuestro producto o proceso sin tener en cuenta nuestro entorno.
METODOLOGÍA DAFO
Para hacer este análisis vamos a seguir también la metodología DAFO o FODA donde valoramos las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Las fortalezas y debilidades hablan mucho de nuestras características internas y las Oportunidades y Amenazas vienen definidas teniendo en cuenta en entorno y el momento socio-económico-político-cultural que estamos viviendo.
- Fortalezas: la empresa deberá de tener en cuenta cuáles son sus ventajas competitivas. Es decir, cuáles son sus atributos internos que le pueden permitir adquirir una ventaja sobre el resto de competidores.
- Oportunidades: son aquellos factores del contexto que, una vez identificados por la empresa pueden ser aprovechados para convertirse en fortalezas.
- Debilidades: igualmente la empresa deberá de tener en cuenta cuáles son sus desventajas competitivas. Es decir, cuáles son sus atributos internos que le pueden permitir adquirir una ventaja sobre el resto de competidores.
- Amenazas: son los factores negativos identificados en el entorno que pueden resultar perjudiciales para el proyecto de la empresa.
5. Estrategias de acción: establecer la hoja de ruta para aumentar el éxito
Ya nos queda menos, y ya nos toca pasar a la acción. No vamos a obtener ningún resultado si no nos ponemos en marcha. Sabemos lo qué queremos conseguir (objetivos SMART), sabemos dónde estamos (DAFO) y ahora vamos a decidir las estrategias que nos vamos a plantear (CAME).
METODOLOGÍA CAME
Visualmente es sencillo: tenemos que fortalecer y aprovecharnos de nuestros aspectos positivos (fortalezas y oportunidades) y tenemos que compensar aquellos aspectos negativos (debilidades y fortalezas). Lo ideal sería afrontar estrategias que actúen de forma global pero quizás los recursos necesarios para ejecutarlas nos impidan poner todas en práctica.
6. Medir los Resultados para Tomar Decisiones
Has engrasado motores, te has puesto en marcha y estás manos a la obra ejecutando las estrategias que has planificado. Hasta aquí todo bien.
Como en cualquier viaje, lo conveniente es hacer una parada y ver cómo vamos. Ese “descanso” en ruta nos va a permitir valorar si seguimos en el camino e incluso a recalcular ruta si nos hemos desviado del camino.
“Medir nuestro progreso nos ayudará a confirmar si las estrategias que hemos elegido nos acercan o alejan de nuestras metas”
Para controlar que estamos en el camino, vamos a establecer un sistema de indicadores que nos ayudarán a mantener nuestro foco en el objetivo.
A la hora de definir nuestras herramientas de control al menos debemos pautar los siguientes criterios:
- Indicador: cúal va a ser mi valor medible para evaluar mi proceso.
- Frecuencia: establecemos cada cuanto tiempo vamos a revisar ese indicador. Disponer de un histórico de datos nos permitirá ver una tendencia y será de gran ayuda para tomar decisiones.
- Responsable: tendremos que definir quién será el encargado de tomar, registrar y valorar los datos obtenidos de los indicadores.
- Criterio de apto/no apto: Si resulta necesario para el proceso, deberemos establecer el criterio que determine si el proceso es conforme o no.
7.Los errores más habituales que no permiten cumplir los objetivos
¿Qué pasa para que llegue final de año y no hayamos cumplido nuestros objetivos? Pues principalmente nos olvidamos de ellos y nos los incluimos en nuestra agenda de trabajo. Que no consigamos lo planificado suele deberse a una o varias de las razones que te expongo a continuación:
“Hemos establecido objetivos sobre papel, pero en la práctica seguimos haciendo lo mismo que antes.”
Nuestros objetivos no son lo suficientemente concretos. Hemos realizado una descripción muy genérica y no sabemos cómo llevarlo a la práctica: no hemos concretado correctamente nuestra meta – no hemos definido qué, cómo, quién, cuándo.
- Hemos establecido objetivos sobre papel, pero en la práctica seguimos haciendo lo mismo que antes. No agendamos dentro de nuestro trabajo rutinas de planificación, ejecución y seguimiento de nuestros objetivos.
“Poner fecha y hora a las tareas que nos acercan a nuestros objetivos es el primer paso para conseguirlos”
- Confundimos lo urgente con lo importante – Nos perdemos en la vorágine de mails, llamadas y nos pasamos el día apagando fuegos y no dejamos hueco a las tareas que realmente son relevantes para acercarnos a nuestras metas.
“Confundimos lo urgente con lo importante”
- Las metas propuestas no son realistas: hemos sido muy optimistas y hemos sobredimensionado lo que podemos hacer. Debemos cuantificar cuánto tiempo y/o dinero nos requiere alcanzar esa meta soñada y poner los recursos necesarios para conseguirlo.
- No dedicamos tiempo a comprobar nuestros indicadores y/o no sabemos valorar los resultados que obtenemos. Este seguimiento de control tiene que estar también planificado en nuestra agenda de trabajo y le debemos dar la importancia que tiene.
- Hemos diseñado objetivos sin tener en cuenta la situación de nuestro entorno: nos hemos centrado en nuestro proceso sin valorar las tendencias del sector, los informes de consumo, competidores,… Nuestro éxito depende también de factores externos.
“Hemos diseñado objetivos sin tener en cuenta la situación de nuestro entorno”
- Hemos fijado demasiados objetivos y no cumplimos ninguno. Los recursos son limitados y tenemos que ir cumpliendo objetivos según la prioridad que tengan para la empresa.
- Y por último, nuestros objetivos no están alineados con nuestros valores, misión y propósito de empresa. La motivación es clave en la consecución de objetivos. Si nuestro trabajo y los propósitos no están alineados con la cultura de la empresa, poco tenemos que hacer: ya estamos dando bienvenida al desapego, desmotivación y finalmente al fracaso.
En efecto, cumplir objetivos requiere de constancia y de esfuerzo. Pero si ya has iniciado este camino te animo a que lo lleves a la práctica hasta el final.
Te leo en comentarios,
